De Zonnebloem

1.Bedrijf/opdrachtgever
De Zonnebloem

2. Opdracht en mijn verantwoordelijkheden binnen de opdracht
Op donderdag 24 maart stond er een uitstapje gepland met de Zonnebloem, de regionale ontspanningsmiddag in Hapert. Tijdens deze middag werd er voor ruim 300 Zonnebloemgasten een onvergetelijke voorstelling georganiseerd, waar ik mijn steentje aan kon bijdragen. Ik was medeverantwoordelijk voor de organisatie en het goed verlopen van de middag. Naast de uitvoerdag was ik ook betrokken tijdens de voorbereiding en heb ik een draaiboek opgesteld.

3. Verloop opdracht
Voordat de uitvoering van de daadwerkelijke opdracht plaatsvond, ben ik van te voren een aantal keren aanwezig geweest tijdens de voorbereidingen. Daar heb ik meegedacht over mogelijke problemen en uiteindelijk het definitieve draaiboek gemaakt. Toen het programma vaststond, heb ik de uitnodigingen gemaakt om alle Zonnebloemgasten uit te nodigen.
Op de dag van uitvoering was ik reeds om 11.00 aanwezig om alle spullen klaar te zetten en de zaalindeling te maken. Rond 13.30 kwamen de eerste gasten binnen, die met koffie/thee en een appelflap werden ontvangen. Na het ontvangst vond van 14.00 tot 15.00 het optreden van Toos en Teun plaats. Na een half uur pauze werd de middag feestelijk voortgezet met optredens van Pater Adrianus en de Grensmuzikanten. Tot slot volgde de prijsuitreiking van de loterij die ik in het programma had toegevoegd.

4. De ontwikkelde competenties
Ik heb op deze dag de volgende competentie weten te ontwikkelen:
- Inzet
- Kwaliteitsgericht
- Initiatief
- Probleemanalyse
- Creativiteit

* Inzet(behaald op niveau 3)
(S) Situatie
Zowel bij de voorbereiding als bij de uitvoering van de dag is deze competentie zichtbaar geworden. Mijn doel was om extra bijdragen te leveren en taken te initieren uit eigen beweging zodat ik een goede indruk achter kon laten. Door goed voorbereid te zijn en initiatief te nemen kom je bovendien professioneler en serieuzer over.
(T) Taken
Er werd van mij verwacht dat ik kritisch en hongerig was naar informatie, taken uit uit eigen bewegingen initieerde en extra bijdragen leverde. Ook was het zaak om de bijdrage van anderen te stimuleren.
(A) Activiteiten
Mij was gevraagd om eenmaal bij de voorbereidingen aanwezig te zijn, voor mezelf besloot ik al snel om twee keer bij de voorbereidingen te verschijnen zodat ik meer informatie te weten kwam. De voorbereidingen duurde twee maal 2 á 3 uur. Tijdens de die bijeenkomsten kwam ik met veel ideeën en kritiek en wist ik anderen daarmee te stimuleren.
(R) Resultaat
Betrokkenen reageerden zeer enthousiast en verbaasd op mijn ideeën, omdat ik de jongste was leverde dat vanuit mijn kant soms ook een andere kijk op. Door mijn houding werd de rest enthousiast en dat resulteerde in een gezellige, nuttige en gedegen voorbereiding op de ontspanningsmiddag.
(T) Terugkoppeling
Ik heb me tijdens de voorbereidingen, maar ook op de uitvoeringsdag van mijn beste kant laten zien. Iedereen was te spreken over mijn inzet, waardoor ik een goede indruk heb achtergelaten en in de toekomst nog meer voor de Zonnebloem kan betekenen. Een volgende keer zal ik dan weer met evenveel inzet en enthousiasme voor ze aan de slag gaan.

* Kwaliteitsgerichtheid(behaald op niveau 3)
(S) Situatie
Zowel in de voorbereiding als tijdens de eindevaluatie ben ik zeer kwaliteitsgericht te werk gegaan. Mijn doel tijdens de voorbereiding was het verbeteren van de kwaliteit tijdens de ontspanningsmiddag. Tijdens de eindevaluatie was mijn doel het verbeteren van de kwaliteit voor een volgende Zonnebloemmiddag, aan de hand van de kwaliteitseisen uit het draaiboek.
(T) Taken
In staat zijn om kwaliteitseisen op te stellen en te beschrijven, eigen gedrag evalueen en het verbeteren van bestaande processen en/of nieuwe methoden introduceren om de kwaliteit te verbeteren.
(A) Activiteiten
Doordat ik eerder al ervaring had opgegaan met het opstellen van kwaliteitseisen, had ik ook dit keer eisen opgesteld in de voorbereiding. Tijdens de uitvoering heb ik specifiek op de kwaliteitseisen zoals tijdbewaking en programmering proberen te letten. Bij de eindevaluatie heb ik tot slot de tip gegeven voor het uitdelen van enquêtes, waarmee de beoordeling van de kwaliteit gemakkelijker te meten is in het vervolg.
(R) Resultaat
Ik merkte op dat er zeker verbeterpunten mogelijk waren. Toen ik deze punten voorlegde tijdens de eindevaluatie waren de meesten het met me eens, ook al waren het soms maar kleine puntjes zoals gezamenlijk evalueren en van te voren aanwijzen wie de koffie en thee inschenkt per regio.
(T) Terugkoppeling
Alle beetjes helpen, zo ook de (vaak) kleine kwaliteitsverbeteringen die ik zag. Als ál de kleine verbeteringen worden doorgevoerd, is de kwaliteit een volgende keer zeker beter. Ik vind dat ik er goed aan heb gedaan om ook op detail te letten, wat ik in een volgende situatie dan ook weer zal doen.

* Initiatief(behaald op niveau 3)
(S) Situatie
De competentie initiatief werd al zichtbaar tijdens de voorbereidingen. Ik had het idee om een loterij te organiseren omdat daar veel voordelen aan verbonden zaten.
Tijdens de Zonnebloemmiddag ben ik zelf de lootjes gaan verkopen zodat de mensen bezig bleven en de succesvolle middag geen vertraging opliep.
(T) Taken
Actie ondernemen om de voortgang de versnellen, evenals het opnemen van verantwoordelijkheden uit eigen beweging. Verwacht werd ook dat ik mijn eigen ideeën uiteindelijk wist om te zetten naar concrete acties.
(A) Activiteiten
Tijdens de eerste voorbereiding heb ik het idee van de Loterij aangekaart en de voor- en nadelen naast elkaar afgewogen. Toen iedereen de overheersende voordelen er van inzag heb ik dit opgenomen in het draaiboek. Na het eerste optreden van de middag was het direct pauze, ik ben toen de lootjes gaan verkopen door bij alle gasten langs te lopen en vertelt wat ze moesten doen om kans te maken op de gekochte prijsjes.
(R) Resultaat
Door mijn actie bleef iedereen in de pauze en na het laatste optreden zitten, voor het kopen van de lootjes en de uiteindelijke prijsuitreiking. Het inkopen van de prijsjes kostte ongeveer €100 en het leverde uiteindelijk €900,- op, een mooie bijdrage voor de Zonnebloem. Alle organisatoren evenals de gasten waren dan ook ontzettend enthousiast over het genomen intiatief.
(T) Terugkoppeling
De loterij was een groot succes en wordt nu voortaan vaker toegepast, wat ik erg leuk vind. Voor mij is het duidelijk dat dit idee vaker kan worden gebruikt in soortgelijke situaties, gezien de positieve reacties.

* Probleemanalyse(behaald op niveau 2)
(S) Situatie
Bij de voorbereiding deed zich al snel een probleem voor, de indeling van de zaal kon in mijn ogen wel eens voor een groter probleem zorgen dan iedereen dacht. Ik wou hiervoor verschillende oplossingen geven zodat dit probleem geen probleem voor de gasten zou worden. Doordat er gast aanwezig was met een bed, dreigde dit even voor een probleem te zorgen, dat uiteindelijk vrij simpel kon worden opgelost.
(T) Taken
Naar de grote lijnen zoeken bij het verzamelen van informatie, een helder probleemdefinitie formuleren en de voor- en nadelen van van de verschillende oplossingen benoemen op basis van de verkregen informatie.
(A) Activiteiten
Op het moment dat er over de indeling en de verschillende gasten werd gesproken herkende ik meteen een probleem, die ik formuleerde in een probleemdefinitie. Op een a3 formaat heb ik uiteindelijk geholpen om de indeling te maken. Hierbij moest er rekening gehouden worden met de rolstoelen, slechthorenden en de logistiek.
(R) Resultaat
Na een boel gepuzzel stond er een mooie en logische indeling op papier. De slechthorenden zaten vooraan en uiteindelijk kon er ook nog geschoven worden zodat de man in het bed ook vooraan plaats kon nemen. Doordat er geen duidelijk scheidinslijn bij de tafels was, was het niet voor iedereen duidelijk waar de indeling voor een nieuwe regio begon. Dit kon uiteindelijk vrij gemakkelijk opgelost worden.
(T) Terugkoppeling
Ik was zeer te spreken over de indeling nadat deze duidelijk op papier stond. In de praktijk bleek het soms toch nog onduidelijk tot waar de mensen van een bepaalde regio mochten zitten. In het vervolg kan ik beter op de tafel een scheidingslijn aangeven zodat daar geen verwarring over kan ontstaan. Verder had iedereen een goede zitplek en was de logistiek in orde dankzij de militaire opstelling.

* Creativiteit(behaald op niveau 2)
(S) Situatie
Alvorens de ontspanningsmiddag plaatsvond was ik op de hoogte van het begrotingstekort. Er moest een nieuw creatief proces of oplossing komen om de kosten voor die dag de dekken. Mijn doel was dan ook om tijdens de voorbereiding met een creatieve oplossing te komen om geef verlies te draaien.
(T) Taken
Er werd van mij verwacht dat ik met een passende oplossing kwam voor het begrotingsprbleem. Daarnaast waren mijn taken: het komen met vernieuwende voorstellen van aanpak, gebruik maken van creatieve processen en vanuit verschillende invalshoeken naar zaken te kijken om zo tot een passende oplossing of idee te komen.
(A) Activiteiten
Nadat ik het probleem hoorde heb ik eerst het gehele programma doorgenomen, om te kijken of er niks geschrapt kon worden of dat er nergens op kon worden bezuinigd. Omdat het programma anders heel kaal werd, bedacht ik in plaats daarvan een toevoeging aan het programma, de loterij. Voor €0,50 per lootje, of 11 stuks voor €5,- konden er lootjes gekocht worden in de eerste pauze. Door kleine prijsjes in te kopen van in totaal ongeveer €100,- was de kans op winst erg groot, gezien het feit dat er 300 gasten aanwezig zouden zijn. Na ongeveer twee uur overleg werd besloten dit element toe te voegen aan het programma en werd er iemand aangewezen om de prijsjes te kopen.
(R) Resultaat
De loterij werd een enorm succes zoals reeds eerder aangegeven bij de competentie initiatief. Er werden lootjes verkocht voor in totaal €900,- wat de Zonnebloem een inkomstenbron van €800,- opleverde. De gasten vonden de loterij geweldig en kochten eigenlijk massaal lootjes, waardoor iedereen na het laatste optreden nog even bleef zitten voor de prijsuitreiking. Door dit succes willen ze de loterij de volgende keer ook proberen toe te passen.
(T) Terugkoppeling
Zonder de kwaliteit van het programma te verslechteren heb ik een passende oplossing weten te vinden voor het begrotingstekort. Gezien het feit dat ze dit een volgende keer weer willen toepassen, ben ik heel erg tevreden over deze oplossing. Ik ga dit zeker vaker proberen voor te stellen bij een soortgelijk project.